26-Définir un processus clair pour le suivi-évaluation de votre projet accepté par la hiérarchie, le bailleur et le comité de projet selon le cas.
27-Assurez-vous de ce que votre structure de monitoring et d’évaluation du projet est en adéquation avec celle de votre organisation. Fait appel à la hiérarchie si vous n’êtes pas sûr que ce sera le cas.
28-Prévoyez et sachez très tôt ce qui sera évalué, comment il sera évalué et à quelle fréquence l’évaluation devra être faite.
29-Conserver des données fiables sur votre projet – pas aux seules fins d’audit- mais pour assurer que vous disposez de documents qui vous permettront de bien évaluer le changement.
30-Comparer les prévisions aux réalisations. Vous pouvez concevoir un formulaire à cet effet- il vous permet d’évaluer le progrès dans l’accomplissement de tâches spécifiques – en temps et en argent.
31-Identifier avec votre bailleur ou demandeur la méthode d’évaluation à utiliser. Assurez-vous de ce que votre système correspond bien au type de méthode d’évaluation.
32-Adopter un système de modification de projet- ayez un système pour évaluer et valider les changements. Utilisez un formulaire d’évaluation et obtenez l’accord de votre bailleur ou demandeur avant d’engager toute action de changement. Vérifiez l’impact du projet aussi bien sur l’étendue du projet que sur les facteurs clés de succès- qualité, coût et temps.
33-Responsabiliser quelqu’un pour assurer le contrôle de qualité du projet surtout pour les grands projets. Evaluez la qualité du projet avec le demandeur à chaque étape clé.
34-Assurez-vous de ce que vous vous êtes entendus sur celui qui validera les changements en l’absence du demandeur ou du bailleur.
35-Définir d’avance la durée des réunions d’évaluation de la progression du projet. Prévoyez pour chaque réunion un ordre du jour précis et assurez-vous de ce que vous le respecter à chaque fois.
36-Définir les actions à entreprendre pour chaque point à l’ordre du jour et envoyer la liste aux participants au plus tard 24 heures après la réunion. Utilisez la liste des actions à entreprendre pour définir l’ordre du jour des réunions suivantes.
37-Vérifier si tous les points de votre chemin critique sont réalisés dans les délais. Evaluez les risques, passez en revue les principales parties concernes et votre plan de communication et vérifiez si vous êtes sur la bonne voie, si vous pouvez respecter les délais, le budget prévu ainsi que le niveau de qualité requis.
38-Prévoir un seuil de tolérance – vous pouvez fixer un seuil de plus ou moins 5%- ce qui veut dire que tant que vous êtes dans la marge des 5% vous n’avez pas besoin de rendre compte. Si vous dépassez le seuil de 5% (en temps et en argent) vous serez obligé de demander l’avis de la personne compétente pour tolérer un tel dépassement – il s’agit du demandeur ou du bailleur.
39-Produire un rapport de progression par rapport à chaque étape. Vérifiez si vous respectez bien les normes en termes de temps, de coût ou de qualité. Lorsque par exemple il y a un retard dans l’accomplissement d’une tâche donnée, assurez-vous de ce que la personne en charge propose des voies et moyens pour se rattraper dans les délais et dans la limite du budget et conformément aux normes de qualité.
40-Développer un tableau de bord des questions à risque qui pourraient être à la base de difficultés dans la réalisation du projet. Discutez-en au cours des réunions du projet.
41-Vérifier si les impacts prévus au départ sont réalisés. Si ce n’est pas le cas, procédez à un réajustement ou si possible abandonnez le projet. N’ayez pas peur d’abandonner un projet. Il vaut mieux abandonner un projet le plus tôt possible que de perdre du temps, de l’argent et des ressources à travailler sur quelque chose qui ne vaut plus la peine. S’il vous arrive de clôturer un projet plus tôt que prévu, tenez une revue pour tirer les leçons.
42-Produire un rapport d’une page (voir formulaires) ; énoncez les points clés. Entendez-vous avec le demandeur sur les points à inclure avant de produire un tel rapport
43-Utiliser des couleurs pour marquer le progrès- le rouge, l’orange et le vert.
44-Soyez honnêtes dans la production des rapports par rapport aux livrables spécifiques, les étapes ou le chemin critique. Vous imaginez les conséquences si vous n’êtes pas honnêtes.
Clôturer le projet et procéder à l’évaluation
45-Bien s’entendre sur la date de tenue de la réunion post-projet. Incluez-le dans le diagramme de Gantt.
46-Inviter les principales parties concernées, le demandeur ou le bailleur et l’équipe de projet à la revue post-projet. Si la date est bien consignée par avance dans leur agenda, il leur sera plus facile d’y prendre part.
47-Se concentrer sur les leçons à tirer au cours de la revue post-projet- identifiez ce qui peut vous servir pour le prochain projet. Partagez vos leçons apprises avec les autres membres de l’organisation
49-Vérifier si vous avez atteint les objectifs initiaux ainsi que l’impact prévu et si vous n’êtes pas sorti du cadre du projet.
50-Vérifier si vous avez atteint les objectifs du projet dans les limites du budget, conformément aux normes de qualité et dans les délais prévus.
51-Bien comprendre comment vous avez bien géré les risques ainsi que les principales parties concernées. Utilisez des questionnaires pour avoir un feedback à cet effet.
52-Préparer une liste des tâches non accomplies. Identifiez qui sera chargé de les accomplir et informez-en toutes les parties concernées
53-Passer le témoin à un autre groupe pour tout autre développement du projet, si nécessaire. Vous pouvez prévoir ceci dans le plan de projet et impliquer assez tôt les membres dudit groupe dans le plan et aux différentes étapes tout au long du projet.
54-Produire un rapport de fin de projet à distribuer aux parties concernées. Mettez un accent sur les leçons apprises dans le rapport
55-Clôturez le projet et informez les autres de ce que votre travail est terminé et de qui sera maintenant responsable de la suite
56-Fêter la réussite du projet au sein de votre équipe. Reconnaissez les efforts fournis par chacun ainsi que les réalisations – il n’y rien de plus motivant.
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