Organisation et planification de tâches ! Secrets pour des actions orientées résultat.
Organisation et planification de tâches ! Secrets pour des actions orientées résultat.
Il peut être embarrassant d’être amené à répondre à la question suivante à la fin d’une journée ou d’une semaine de travail : A quoi ma journée a-t-elle pu être utile ? Beaucoup de gens passent des journées de travail sans être capable de dire à la fin de la journée ce à quoi leur journée a servi. C’est bien admissible pour ceux qui n’ont pas fini de définir où ils vont, ceux qui sont payés sans jamais se demander s’ils méritent vraiment leur salaire. Mais pour les personnes travaillant à des postes de responsabilités, des entrepreneurs qui courent après des buts précis, il est interdit de passer des jours inutiles. Tous ils cherchent à rentabiliser même les jours de repos pour s’assurer que ces derniers leur ont vraiment permis de se reposer
Prévoir et écrire les choses à faire et faire ce qu’on a prévu de faire n’est jamais chose facile en soi ; c’est pourtant le secret majeur de la réussite. Pour toute tâche, tout évènement réussi, chaque séquence coïncide toujours avec le bon moment ; la bonne chose au bon moment. La grande question est de savoir ce à quoi servent véritablement nos heures, nos journées. Nous permettent-elles vraiment de réaliser nos rêves ? Nos actions sont-elles orientées vers l’atteinte de résultats connus d’avance ou confions-nous souvent notre sort au hasard ? Le débat n’est peut-être pas à ce niveau. Il s’agit de se rendre compte de ce qu’un système organisé et bien huilé est toujours performant. Il faut mieux savoir où l’on peut aller en procédant d’une certaine manière que de ne pas savoir ce à quoi on peut aboutir en procédant de plusieurs manières. Notre temps est devenu trop précieux ; il ne peut plus être inutilement débauché. Notre retard est trop grand parce que nous avons perdu trop de temps. Il nous faut à présent prendre la mesure de notre temps. Il nous faut l’organiser et en optimiser l’utilisation. Et ce cela suppose :
1. Systématiser vos tâches. Qui nous a appris à toujours démarrer un ordinateur de la même manière, sinon que c’est que c’est un système qui a été ainsi mis en place et qu’il est toujours plus efficient de démarrer l’ordinateur de cette manière-là. Y a-t-il une manière standard de tenir une réunion ? Si elle existe, elle est forcément la plus efficiente, c’est un système développé, mis en place par de gens recherchant efficacité et productivité à tout bout de champ. Analysez vos tâches quotidiennes ou hebdomadaires, étudiez à fonds la manière dont vous les accomplissez. Voyez quelles améliorations vous pouvez apporter à la manière dont vous les conduisez. Dîtes-vous : n’y a-t-il pas une meilleure manière ? Certainement.
Demandez à vos collègues et à vos amis comment ils s’y prennent. Comparez vos méthodes et vos outils aux leurs, évaluez surtout le degré d’efficience de chaque outil ou chaque méthode que vous seriez sur le point de leur emprunter. Retenez les bonnes méthodes et les bons outils. N’hésitez pas à investir un peu de votre budget dans l’acquisition des outils dont vous avez besoin, il y va de votre efficacité. Associez vos méthodes à vos outils et en fonction de vos processus. Vous avez maintenant un système ; mais ce n’est pas fini ; inscrivez-vous dans une dynamique d’amélioration continue. Il vaut mieux définir des méthodes et des outils précis pour chacune de vos tâches. Ne vous abandonnez pas au hasard.
2. Prévoir des moments de « dérangement zéro ». La clé du succès en gestion du temps c’est la capacité à dire ‘non’. Chose très difficile. Mais vous n’avez pas le choix surtout qu’il est impossible de vouloir une chose et son contraire. Organiser votre temps revient en quelque sorte à systématiser vos journées, à consacrer des heures précises à des tâches précises. Réservez dans la journée un moment ou un créneau horaire pendant lequel les gens devront s’habituer à ne pas vous déranger. Il se peut qu’ils ne comprennent pas dès le départ, mais au fur à mesure qu’ils se rendront compte de ce que c’est votre heure favorite, ils comprendront forcément. Vous voyez bien que le respect strict de ce créneau « dérangement zéro » commence d’abord par vous. Si c’est votre temps sacré, respectez-le vous-même, les gens finiront par vous aider à le respecter en tant que tel.
3. Voler de petits instants à vos grosses tâches. Il n’est pas souhaitable de faire ce qu’on n’a pas prévu de faire. Mais de vous à moi, si vous avez à répondre à un courrier électronique, supposons que ça devra vous prendre deux minutes, pensez-vous qu’il faudrait mieux prendre 70 secondes à prévoir d’y répondre dans votre agenda plutôt que d’y consacrer 120 secondes tout de suite ? Peut-être que oui. Et surtout parce que vous avez réservé des instants précis de la journée pour répondre aux messages électroniques. Mais les petites tâches qui forcent la main au temps consacré aux grandes tâches, c’est comme un petit brut qui dérange votre concentration. Il vaut mieux l’arrêter tout de suite plutôt que de chercher à se concentrer coûte que coûte. Si vous recevez un coup de fil urgent d’un client qui vous demande réponse à un courriel ou qu’un collaborateur défonce votre porte pour vous poser un problème, vous pouvez l’ignorer si vous pouvez toujours continuer de vous concentrer – sinon souffrez de vous arrêter, autrement vous perdrez plus de temps qu’il ne faut à ‘chercher à vous concentrer coûte que coûte’
4. Comprendre qu’une étape = une tâche et deux étapes font un projet. Une tâche que nécessite plus d’une étape devient un projet. Vous diviserez alors votre projet en de petites tâches sur lesquelles vous vous concentrez pour atteindre votre objectif. Comprenez aussi que le projet vise un résultat et que c’est la somme de plusieurs mini-résultats qui font un résultat ; les petites tâches résultant de la division de votre projet devront viser chacune ces mini-résultats et suivant un ordre logique et cohérent. En fait vous devrez comprendre que rater une étape ou la négliger aura quelque incidence sur le mini-résultat et le résultat final. Pour des actions qui conduisent au résultat, il n’y a pas de hasard, il faut se demander à chaque fois si ce qu’on fait conduira à quelque chose, au résultat escompté. Pas de tâche inutile, pas d’action sans vision. C’est encore plus facile si vous comprenez que la vie est un projet (il faut en définir un résultat final). Il faut la diviser en mini-projets, faire de petits résultats qui vont se cumuler pour donner le résultat définitif souhaitable que vous désirez (c’est votre vision).
5. Enfin, tenir des réunions efficaces. Nous avons dit qu’aucune de nos actions ne devrait être hasardeuse, inutile encore moins isolée. A quoi bon tenir des réunions qui ne servent à rien. On peut comprendre que des réunions nous prennent des heures de nos journées. Mais à quoi bon si à la fin, il n’en ressort aucune résolution comprise et applicable par tous. Faire de nos réunions de petites tâches catalyseurs de nos projets aurait été l’idéal. Mais au fait on tient une réunion pour résoudre un problème ou des problèmes et si les réunions ne permettent pas de résoudre des problèmes, il faut prendre le recul pour tenir des réunions et plusieurs séances s’il faut pour régler définitivement la question des ‘Réunions’ de manière à ce qu’elles ne soient plus inutiles.
Planifier, systématiser ses tâches, s’organiser pour réaliser ses projets peut poser des problèmes de cours de route ; de petites réunions rapidement et efficacement tenues ont pour but essentiel de contribuer à les résoudre et à reprendre le chemin. Des réunions qui visent à bloquer les gens dans leur élan, des séances qui à la fin font préférer la démission ne constituent pas des réunions efficaces. On doit pouvoir sortir d’une réunion plus outillé et plus motivé.
Organisation et planification de tâches ! 
