Organisation :Comment vaincre stress et perte de temps pour atteindre ses objectifs.
Organisation Orientée Résultat! Comment vaincre stress et perte de temps pour atteindre ses objectifs.
Je suis chaque matin enivré par le désordre harmonieux qui saoule ma table. Mais c’est la seule chose dont je ne me plains- ce désordre- me confia un jour un consultant en organisation- est le reflex de mon niveau de stress. Que je sois stressé et que ma table soit désordonné, je peux comprendre ; mais que le désordre de ma table en vienne à tuer mon efficacité, était devenu chose inacceptable pour moi. J’ai le choix entre m’embourber dans mes dossiers et consacrer chaque jour 30 minutes à y mettre de l’ordre (15 minutes le matin, 15 le soir) et gagner par là des heures d’efficacité. Est-ce que j’ai déjà gagné le pari de l’organisation ? Non ! Pas encore. Mais pour les avancées obtenues, voici comment j’ai procédé:
1. Essuyer, organiser et purger mon bureau.« Ne laissez nulle part où la main ne passe et repasse » le poète. Point de goût à mélanger du vieux avec du nouveau vin. Il faut renouveler le cycle pour conférer l’harmonie de la nature organisée à son bureau. Les chemises-dossiers vieux ou déchirés donneront une mauvaise allure à votre bureau. Remplacez les classeurs vieux ou déchirés par de nouveaux. Différenciez ce que vous traiterez demain de ce que vous avez déjà traités aujourd’hui comme dossiers. Achetez-vous des chemises de différentes couleurs. L’harmonie entre les couleurs en redonnera à votre élan et à l’harmonie dans l’organisation de votre travail. Empruntez à l’alphabet son harmonie, et organisez vos classeurs par ordre alphabétique. Si vous pouvez ainsi faire, un coup d’œil, un coup d’ongle, un bras tiré vers l’arrière suffiront à trouver le moindre dossier. Une dernière chose : n’ayez aucun classeur sans nom ; pas de classeur labellisé « Divers ». Quand il s’agira d’en deviner le contenu, vous ne vous rappellerez plus ce qui est dossiers divers ou non.
2. Constituer une liste pour chaque jour, un tableau pour chaque semaine. Une confidence : je suis de ceux qui se plaigne d’être trop occupé. Mais il m’arrive des heures, des jours où j’ai l’impression de n’avoir rien à faire. Il m’est arrivé plusieurs fois de perdre des journées entières parce que je les ai tout simplement confondues à des jours de repos. J’ai compris que si clairs et définis qu’ils pouvaient être, mes objectifs annuels ou trimestriels ne suffisaient plus à me rendre efficace chaque jour. Je prenais alors des moments de ma journée, des instants de mes nuits pour constituer une liste de tout ce que j’ai à faire les jours suivants ou la semaine suivante. Je répartissais mes actions entre les semaines et les mois pour m’assurer qu’une fois en fin de trimestre je pourrai faire un point satisfaisant. Et quand je me perds en pleine journée ou en pleine semaine, je retourne à ma liste et je me rends compte de ce que j’ai failli oublier de préparer un rendez-vous important. Si vous pouvez faire une liste de tout ce que vous avez à faire chaque jour, chaque semaine, même fatigué, vous serez toujours motivé pour faire quelque chose – la sieste, la balade, votre médicament, ranger votre table, mettre à jour vos fichiers. Au fait si vous n’avez prévu de rien faire, du moins si vous ne l’avez pas écrit noir sur plan comme tel, si votre temps ne peut servir à rien, vous en aurez pour perdre de votre efficacité. Pourtant votre jardin est à « cultiver ».
3. Avoir un seul recours, une seule liste, un seul calendrier.Votre liste de chose à faire est comme votre confident. La question est de savoir si vous pouvez avoir deux confidents, deux vrais confidents. Vous avez une liste dans Outlook sur votre PC, une autre dans votre agenda ou votre bloc-notes, et une troisième liste sur votre téléphone portable. Finalement qui est votre guide? Si en pleine ville, vous prenez un rendez-vous sur votre mobile, pouvez-vous m’assurer de ce que vous le reporterez sur votre PC ou dans votre agenda ? Je bien vous y croire. Supposons que vous vous en rappeliez, vous aurez à faire au moins deux mises à jour. Combien de temps aurez-vous ainsi gagné ? Il vaut mieux utiliser un seul calendrier, un seul agenda. Je crois.
4. Pour toute tâche, pour tout évènement, prévoir à l’avance ce que vous aurez à faire avant le jour j, le moment m. Les tâches, les évènements les mieux préparés sont certainement ceux qui ont plus de chance de succès. On peut tenter de démontrer le contraire. Mais l’improvisation n’est que l’art des artistes et tout art naît de l’habitude. N’attendez jamais les derniers moments.
5. Définir ses objectifs de vie.C’est drôle qu’on ne sache à quoi serve sa vie, quelle est sa raison d’être. On peut laisser sa vie au destin. De là vous ne pouvez plus rien contrôler. Si nous parlons d’organisation de vie et du temps, c’est parce qu’ils doivent être organisés pour permettre d’atteindre des objectifs. Il faut que votre vie serve à quelque chose, autrement vos jours, vos semaines, vos mois, vos années ne serviront à rien. Fixez vous dix objectifs que vous aimeriez atteindre le long de votre vie. Rien de vague s’il vous plaît, soyez spécifique. Si vous savez ce que vous voulez, vous pouvez prier Dieu tous les jours pour le miracle, du moins, vous pouvez organiser votre temps et votre vie en vue de la réalisation de votre idéal de vie. Fixez des objectifs de vie vous permet de toujours faire la bonne chose, de définir des priorités et de ne jamais travailler ni vous tracasser inutilement.
6. Retenir un ou deux objectifs que vous aimeriez atteindre cette année (sur le plan professionnel, personnel ou pour votre entreprise si vous en avez).). Par exemple : réaliser votre équilibre financier, mériter une promotion au sein de votre entreprise, se faire aimer par vos collaborateurs, réduire vos coûts d’exploitation de 25%. Ensuite pour les deux objectifs que vous aurez retenus, sachez comment vous allez les atteindre. Décrivez les actions à engager en dessous des objectifs sur une feuille blanche, lisez-les chaque matin, chaque nuit. C’est ainsi que vous serez inspiré pour dégager les moyens de votre réussite.
7. Dégager la vieille carrosserie. C’est de nos habitudes de ne pas savoir nous séparer des vieilles choses qui ne vous servent plus. Parfois elles traînent quelque part là dans un coin de notre bureau, à l’entrée, sous la véranda. Une vieille imprimante, un vieux tableau d’affiche dont les dernières affiches datent de deux ans. Si dans votre bureau, il y a un seul de ces débris, toute machine, équipement que vous n’avez plus utilisé depuis un an, il vaut mieux le dégager. Il occupe inutilement votre espace et bientôt votre temps, s’il ne le fait pas déjà – à quoi vous sert cette source de stress inutile.
8. Mettre régulièrement à jour mes pièces importantes. Pour les comptables, c’est une bêtise que se mettre à rechercher et à rassembler les pièces à la veille des inspections et autres audits. L’assistant comptable se mélange les pédales quand on lui demande la facture d’une importante acquisition. Les justifications sont impossibles quand il s’agit d’établir les états de fin d’année. Où sont passés les pièces, elles n’ont jamais été rangées. Dès le début de l’année, créez des classeurs par exemple : rangez par ordre vos factures, vos déclarations fiscales, toutes les autres pièces relatives à vos achats et ventes. Voici votre pile de dossiers bien classés devant. Plus rien à chercher. Combien de temps avez-vous gagné ?
9. Mettre à jour votre trousse à carte de visite. Certainement que vous classez vos cartes par ordre alphabétique ; le seul problème qui se pose est que moins vous en avez plus recherches et trouvailles sont facilitées. Vous devriez pouvoir vous débarrez des cartes de tous ceux que vous n’avez pas appelés l’année précédente. Vous pouvez hésiter sur certains contacts ; dans ce cas, achetez un nouveau classeur et rangez-y cette catégorie de cartes.
10. Faire de mon bureau une table à manger. Il ne sera jamais commode de manger dans un bureau. Mais personne n’aime manger dans la saleté. Personne n’aime manger, des piles de dossiers en face, chevauchant de tout côté. Votre table ne demande qu’un seul couvert votre agenda. Propre comme dans votre salle à manger.
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