Organisation : Mieux gérer son temps
Mieux gérer son temps : quelques astuces .
Il existent certainement de nombreux livres sur la gestion du temps. C'est un problème récurrent. Les comptables sont bourrés de boulots en fin d'année. Les chefs d'entreprises sont souvent de grands noctambules, toujours la tête dans les papiers, des piles de dossiers sur le bureau . Ils reviennent toujours à la maison quand tous les enfants dorment. Drame qui pourtant peut être évité lorsque vous réussissez à gérer votre temps. Il s'agit au prime abord de séparer les tâches mondaines des actions importantes.
• Établissez une liste de tout ce que vous avez à faire.
Il est important que vous sachiez par quoi démarrez votre journée ainsi que ce que vous devez faire la veille pour la préparer. Quoiqu'il en soit établissez une liste des tâches à accomplir du début jusqu'à la fin de chacune de vos journées. Établissez un ordre de priorité entre les différentes tâches de votre journée. Ceci vous permettra de savoir ce qui doit être fait absolument et ce qui peut attendre. Vous pouvez cocher vos tâches à l'aide de chiffres. Par exemple, inscrire le chiffre 1 pour ce que vous devez faire absolument, 2 pour les tâches plus ou moins importantes et 3 pour les tâches qu'en en temps normal, vous n'êtes pas tenu d'accomplir.
• Accomplissez vos tâches suivant l'ordre de priorité que vous avez défini vous-même en commençant pas celles notées 1, ensuite celles notées 2 et éventuellement celles notées 3.Si à la fin de la journée, vous ne réussissez pas à accomplir tout ce que vous avez prévu, identifiez la faille et revoyez votre planning pour les fois prochaines de manière à le rendre plus réaliste.
• Regroupez certaines tâches
Suivant l'ordre de priorité que vous établir entre les tâches à accomplir, vous pouvez regrouper certaines, choisir par exemple l'après-midi pour des audiences demandées par vos employés ou pour vos appels téléphoniques. Vous pourrez ainsi éviter d'aller d'une tâche à l'autre alors qu'elles peuvent être accomplies en un même laps de temps.
• Demandez à votre secrétaire de vous rappeler certaines tâches importantes à une heure précise.
S'il y a des choses importantes que vous devez faire au cours de la journée, à une heure précise, par exemple rappeler une relation publique, demandez à votre secrétaire de vous alerter à l'heure venue. Vous pouvez également programmer votre ordinateur ou votre téléphone portable à cet effet Il vaut mieux interrompre ce que vous faisiez pour le faire que de regretter d'avoir oublié après.
• Profitez de vos heures de pleine énergie
Si par exemple vous êtes plus créatif en début de journée, utilisez cette heure de la journée pour vos tâches qui nécessitent la réflexion et de la créativité ; par exemple pour concevoir une brochure ou corriger une proposition faite par un collaborateur, pour travailler votre plan d'affaire.
• Emportez sur vous vos documents de travail ( surtout à un rendez-vous)
Ca vaut la peine. Vous pourrez ainsi utiliser à profit le temps que vous passez à attendre votre interlocuteur ; écrire par exemple une lettre de remerciement à un client ou achever une tâche que vous avez dû interrompre pour honorer le rendez-vous.
• Laissez votre secrétaire filtrer les sollicitations téléphoniques
Il est important que votre secrétaire sache quel appel vous n'êtes pas disposé à prendre à quel instant de la journée. Ce n'est pas méchant, elle pourra repousser les appels indésirables surtout lorsque vous avez besoin de vous concentrer.
• Ayez des break, des instants de relaxation.
Rien qu'en se levant pouvant marcher le long de votre bureau peut vous revigorer. Il est toujours bon de s'arrêter un instant.
• Assurez-vous de ce que vous avez une gestion efficace de votre temps.
En bon manager, vous savez évaluer toute stratégie que vous mettez au point. Ce n'est donc pas pour rien que vous essayez d'organiser votre journée. Si votre plan de journée vous permet d'avoir du temps libre à la fin de la journée, votre plan aura été efficace.
Par Hermann H. CAKPO |
