FINANCE: Tenue de compte: connaître l’essentiel
Vous avez un grand intérêt à laisser une trace de vos opérations, à tenir rigoureusement vos comptes. Si vous n’aimez pas trop la papelasserie, l’ordinateur peut vous aidez (logiciel de comptabilité). Voici six astuces pour une tenue rigoureuse de vos comptes.
Utiliser un système comptable adéquat . Vous avez le choix entre une comptabilité de trésorerie et une comptabilité retraçant tous les flux de votre entreprise (financiers et réels). Dans le premier cas, vous n’enregistrez qu’une opération que lorsque le flux financier est rendu effectif (entrée ou sortie d’argent). Dans le second cas vous enregistrez automatiquement l’opération quand bien même vous n’avez pas encaissé ou décaissé l’argent. Chacun des systèmes a ses avantages ou ses inconvénients. Mais si vous tenez un stock ou vendez (achetez) à crédit par exemple il vous sera plus avantageux de choisir le second type de système.
Faîtes vos enregistrements au jour le jour. Si vous ne tenez pas vos comptes sur une base journalière et régulière, il vous sera difficile de fournir rapidement un bilan de vos opérations lorsque votre banquier vous le demandera comme condition d’un prêt par exemple. Peu importe quel type d’enregistrement vous faîtes. L’essentiel est d’effectuer vos enregistrements tous les jours. Mettez en place le système adéquat ; il vous facilitera la tenue de vos comptes.
Utilisez et vérifiez rigoureusement vos chèques. Vous signez, vous annulez, vous déchirez. Attention : il n’y a pas que l’argent liquide qui soit important. Si un malveillant venait à faire quelque utilisation préjudiciable d’un chèque que vous avez cru avoir annulé et que vous avez jeté négligemment, ce n’est pas votre banque qui en sera responsable. Prenez autant soin de vos chèques que vous accordez d’attention à de l’argent frais. Utilisez une signature claire, distinctive qui ne soit facilement imitable. Vérifiez bien les chèques annulés.
Faîtes chaque mois un rapprochement bancaire . Il s’agit pour vous de vous assurez que vous parlez le même langage que votre banquier en ce qui concerne le niveau de votre compte bancaire. Les bordereaux et les souches de vos chèques délivrés vous serviront ici d’élément d’appui.
Facilitez le contrôle de vos différents flux. Une tenue efficace de vos comptes supposent que vous mettiez en place un système de classification qui permet de situer facilement chaque opération dans le temps et l’espace. Par exemple attribuez un numéro et une date référentiels à vos factures. Et autre chose, ayez un compte personnel différent de celui de votre entreprise. Les dépenses personnelles ne sont pas facilement justifiable, à moins que vous l’appeliez avance sur salaire ou que vous débitez le compte de l’exploitant (dans ce cas, vous diminuez à chaque dépense votre capital).
Utilisez un logiciel comptable. Un ordinateur, ce n’est plus un luxe. Surtout qu’un logiciel comptable vous fait gagner du temps, pas de ratures, pas besoin de calculatrice et que vos états sont générés automatiquement, ça vaut vraiment le coût. Ce n’est pas une question de mode (même si nous sommes au troisième millénaire). Il s’agit de gagner du temps. Ce dont vous vous plaignez souvent.
Par Hermann H. CAKPO Tous les articles sur la finance et la comptabilité Télécharger des fiches outils et documents financiers Télécharger des modèles de documents de gestion |
