FINANCE D'ENTREPRISE : Bonne tenue de compte
Astuces pour une bonne tenue de vos comptes et vos documents
Vous n’aimez peut-être pas la papelasserie, mais vous aimez bien votre chéquier. Que vous le veuillez ou non le fisc (les impôts) ont une dernière trace de ce que ce qui rentre et de ce qui sort. Pour vous imposer, eh ben ils feront une approximation et viendront déposer sur votre table les amendes à verser. Dans une mesure pareille vous n’aurez aucune preuve pour vous défendre si vous n’avez pas l’habitude de laisser une trace de vos différentes opérations. Un redressement fiscal peut ruiner votre entreprise ; or elle n’est pas née pour mourir de si tôt. Et puis pour votre propre bien, vous ne pouvez bien poser vos prochains pas si vous ne savez d’où vous venez, où vous êtes et comment vous en êtes arrivé là et surtout comment évoluer prochainement. Pour ce faire, enregistrer régulièrement vos opérations :
Conservez les documents les plus précieux pour vous.
Vos attestations fiscales, vos licences, les documents d’enregistrement de votre entreprise, vos papiers justificatifs, les factures de vos investissements de départ, vos différents bilans de fin d’exercice, vos comptes de résultats. Gardez aussi longtemps que possible ces documents pour valoir ce que de doit.
Consolidez vos archives
Regroupez vos documents (enregistrements, bilan) à un endroit où vous pouvez les retrouvez facilement. Prévoyez des classeurs et chronos pour chaque mois, chaque année. Enregistrez quelque part le contenu de chaque classeur, de chaque rangée. On ne sait jamais, il se peut que vous oubliiez ce qui contient quoi au fil des années.
Gardez en lieu secret les documents sans duplicata.
Pour tout document dont vous ne pouvez facilement ou pas du tout avoir une copie, gardez-le en lieu secret, dans un coffre-fort pourquoi pas. Assurez-vous que vous les gardez loin des incendies et des inondations. Fermez votre coffre et gardez la clé en un lieu secret. Indiquez la cachette à deux ou trois personnes en qui vous pouvez avoir confiance pour qu’on le retrouve même en votre absence, en cas de besoin.
Faîtes scanner certains documents.
Une fois vos enregistrements faits, vous pouvez les scanner ou convertir certains en documents PDF. Ces copies peuvent ne pas être valable dans certains cas, mais elles témoigneront tout de même de votre bonne foi. Gravez les copies scannées ou PDF sur un CD et gardez le en lieu sûr. Mettez à jour les copies gravées (un CD-RW serait plus adaptés ici).
Passer en revue vos différentes sauvegardes.
Ne laissez pas vos documents et enregistrements s’empiler. Passez régulièrement en revue vos différents documents et placez chaque document là où il faut. Détruisez ceux dont vous n’avez plus besoin (s’assurer que vous n’en aurez pas besoin ou que vous pourrez facilement en avoir copie). Faîtes cette revue une à deux fois par semaine. Si vous les laissez s’accumuler, il vous sera plus susceptible de négliger leur classement.
Par Hermann H. CAKPO Tous les articles sur la finance et la comptabilité Télécharger des fiches outils et documents financiers
Télécharger des modèles de documents de gestion
|
