Management: Comment assurer une bonne communication au sein de votre entreprise ? Pour des messages bien perçus, bien compris, bien interprétés, utiliser les astuces suivantes pour assurer une communication optimale.
La communication est si déterminante dans une entreprise qu'elle peut facilement en affecter positivement ou négativement l'efficacité. Vous imaginez l'importance des instructions dans une entreprise, de chaque message que vous passez. Il suffit qu'ils soient mal perçus, mal interprétés et le jeu est fait, négativement, oui. Dans l'autre sens, il suffit que les recommandations soient comprises et exécutées à la lettre, avec ingéniosité et efficacité, et toute l'entreprise en gagne en efficacité, en performance. Lorsque le message est incorrect, l'idée que vous entendiez exprimer peut être ainsi détournée. Mal reçu, votre message si anodin, de bonne foi, escomptant d'autres résultats, peut créer des frustrations.
La plus grande malédiction c'est d'être incompris. Si vous demandez-supposons oralement- à votre administrateur réseau de poster un message sur votre portail Intranet et que ce dernier tronque le message de départ, vous n'aurez pas le même résultat que celui que vous escomptiez. Vous l'avez fait oralement parce que vous étiez pressé. Mais la désinformation aura fini de torpiller vos actions avant que vous ne vous en rendiez compte. Pour un chef produit, par exemple, ou encore un contremaître, les commandes peuvent être annulées trop rapidement, ou inutilement, voire mal exécutées à cause d'un détail incompris, d'une petite erreur qui s'était glissée entre-temps dans la rédaction ou l'interprétation des commandes. La chaîne sera remontée par la suite, les responsabilités seront situées, mais trop tardivement certainement.
Pour diminuer les possibilités de mauvaises communications et de désinformation, David G. Javitch nous propose une méthode de quatre étapes
1- Sachez bien à qui vous devez d'envoyer un message. Assurez-vous de ce que les personnes qui reçoivent le message sont bien concernées par le message. Ecartez ceux qui n'ont pas besoin d'être informés, qui n'ont aucune responsabilité par rapport au message ou par rapport à son résultat. La meilleure manière de vous assurer de ce que vous avez impliqué les personnes adéquates est de savoir qui a son mot à dire dans ou par rapport au message. Soyez conséquent dans vos prises de décisions
2- Songez à comment envoyer le message: oralement ou par écrit. Sachez que les messages oraux peuvent facilement mal interprétés, surtout quand il y a du bruit ou de la distraction au moment où vous les délivrez ; si l'émetteur ou le récepteur sont anxieux, incertains ou effrayés ; si les termes utilisés ne sont pas clairs et univoques ou si le message est d'une trop grande importance, compliqué ou pas clair. Les messages peuvent certes être délivrés verbalement, par exemple, par téléphone, au cours d'une réunion, etc. Dans l'un ou l'autre cas, vous devez en tant que leader vous assurer que le récepteur a perçu ce que vous voulez qu'il perçoive. Comment allez-vous vous y prendre donc ?
• Ne demandez pas à votre interlocuteur s'il a entendu ou compris ce que vous avez dit. La réponse habituelle à ces deux questions est toujours “oui”. Pourquoi donc ? Parce qu'aucun employé ne veut que le boss sache qu'il est ignorant ou qu'il n'a pas fait attention à ce qu'il a dit ou qu'il a mal interprété le message.
• Demandez plutôt à votre interlocuteur de répéter, avec ses propres mots, ce qu'il vous a entendu dire, juste pour vous assurer de ce que vous comprenez le message de la même manière. Ou bien, demandez-lui, par exemple, quelles sont les étapes les plus difficiles, les plus faciles ou les compliquées de la tâche à accomplir.
3- Faîtes suivre votre message oral d'une déclaration écrite. Lorsque au cours d'une réunion vous faîte une déclaration verbale-programmée et rédigée d'avance- distribuez en une copie à vos auditeurs les plus concernés. Si vous ne l'avez pas notée d'avance bien que ce soit important, demandez à quelqu'un d'autre de la répéter. Après avoir passé un coup de fil, rencontré brièvement quelqu'un même au cours d'une rencontre programmée d'avance, faîtes le suivre d'une communication d'attente ou de confirmation.
4- Enfin, décidez de qui peut communiquer avec qui. En tant que leader, votre rôle est de combiner simplicité et efficacité. Vous but est donc une circulation efficace des messages ; vous souhaitez qu'ils soient reçus par les personnes adéquates de la manière la plus efficace et la plus efficiente. C'est-à-dire vous déciderez de qui parle et écrit à qui. Les communications doivent-elles transiter par votre bureau avant d'être transmises ? Doivent-elles être approuvées ou censurées ? Qui parlera à l'extérieur au nom de l'entreprise ? Les relations publiques ? Les directeurs ? Les employés ? Qui communique ou approuve les communications avec les autres directeurs, départements ou surcusales?
Si toutes les communications doivent transiter par votre bureau, qui aura donc droit de contrôle direct et complet de l'information formelle ? Notez que ceci nécessite du temps, et suppose une approche trop bureaucratique et orientée contrôle avec des inconvénients évidents. Mais l'inconvénient à autoriser tout le monde à parler avec quiconque consiste en un manque d'uniformisation des messages au sein de l'entreprise. Songez aux risques avant de décider des mécanismes de circulation de l'information au sein de votre entreprise.
Par Hermann H. CAKPO |
