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Management: Gestion de Projet Initier et définir un projet

Astuces pour mieux planifier, mieux gérer et mieux évaluer un projet

Lorsqu’on évoque le concept de gestion de projet, nous avons souvent tendance à circonscrire la question aux projets de développement souvent financés à coups de milliards par les organisations internationales. Mais au-delà de cette circonscription basse souvent donnée au concept de gestion de projet, elle constitue un outil essentiel pour une meilleure vision, une meilleure planification et au choix des meilleures actions dans l’accomplissement des tâches dans une organisation – des plus simples au plus complexes.

De ce fait toutes les tâches que nous exécutons chaque jour devraient nous amener à utiliser les outils de gestion de projet – évaluation de l’existant, définition du cadre stratégique, définition des priorités, objectifs, actions, évaluation que ce soit dans une entreprise ou dans une organisation non gouvernementale et comme on peut s’y attendre dans la gestion des projets de développement.

Les outils de gestion de projet constituent de nos jours les méthodes les plus efficaces dans la gestion des organisations auxquelles devront faire recours tout bon manager dans la planification, la gestion et l’évaluation des activités de son organisation. Dans notre effort de vulgarisation des meilleures pratiques de gestion nous vous proposons ici une soixantaine d’astuces pour une meilleure planification, une meilleure conduite et une meilleure évaluation de vos projets.

Point de départ – la phase d’initiation

1- Définir un modèle d’affaires solide pour vos projets. Il s’agit, selon Ron Rosenhead, directeur général de Project Agency, de s’assurer l’assentiment du top management avant d’engager votre projet. Plusieurs études ont montré que la plupart des projets débutent souvent sans une raison valable, sans que soit posé véritablement la question de savoir si cela vaut la peine. Un projet doit avoir à sa base un concept solide qui vaille la peine qu’on y consacre des ressources.

2-S’assurer que votre projet rentre dans le cadre de la vision globale de votre organisation ou de votre département. Si ce n’est pas le cas, posez-vous la question de savoir pourquoi ? N’engagez aucun projet qui ne rentre dans le cadre des priorités de votre organisation

3-Procéder à une analyse des risques déjà dès à la phase d’initiation. Vous n’avez pas besoin d’aller dans les détails- concentrez-vous sur les risques majeurs.

4-Identifier les parties principales concernées. Evaluez la nécessité pour vous de les consulter ou de les associer à la phase d’initiation. Demandez conseil aux membres de la direction ou si vous voulez aux principaux cadres de l’organisation

5- Impliquer les financiers dans la formulation du modèle d’affaires. Parfois une bonne articulation financière à cette étape permet de donner plus de crédibilité à votre concept. Rosenhead conseille de faire appel aux financiers qui parfois savent mieux utiliser les chiffres pour donner sens aux concepts

Spécifier, définir votre projet

6-Préciser par écrit la définition de votre projet ou PID, son étendue et utiliser le PID pour informer les parties concernées. C’est en quelques sortes les termes de références de votre projet qui vont plus tard permettre de bien circonscrire les critères d’évaluation de votre projet

7-Identifier de façon détaillée ce qui sera et ce qui ne sera pas inclus dans l’étendue du projet. Eviter de travailler sur des points qui ne seront pas pris en compte.

8-Identifier qui jouera quel rôle dans votre projet. Précisez-le dans votre PID. Incluez un paragraphe précisant ce que chaque personne fera.

9-Identifier qui sera chargé de quoi dans le projet. Ceci vous permet d’éliminer très tôt les doutes au cours de la durée de vie du projet.

10-Réfléchir à l’équipe de projet- pensez un peu à qui ferait partie de votre équipe de projet. Vérifiez s’ils ont les compétences requises leur permettant de jouer pleinement leur rôle dans le projet ? Sinon assurez-vous de ce qu’ils auront la formation nécessaire à cet effet. Assurez-vous également de ce qu’ils seront disponibles pendant la durée du projet.

11-Mettre en place un groupe de gestionnaires de projet. Il est toujours difficile de jouer tout seul le rôle de gestionnaire de projet. Rosenhead suggère de former un groupe de gestionnaires de projet- ce qui permettra aux différents gestionnaires de se soutenir les uns les autres.

12-Identifier qui sont les parties concernées par votre projet- c’est-à-dire ceux qui seront affectés par le projet ou sur qui il aura un impact. Il s’agira ici d’une analyse approfondie qui devra être reconduite de temps en temps.

13-Identifier très tôt les facteurs de succès du projet. Vérifier l’impact de chaque facteur – par exemple l’amélioration de la qualité du projet, la réduction du coût du projet. Vous pouvez avoir un seul facteur clé. Entendez-vous avec le demandeur ou le bailleur sur ce facteur clé de succès. Et ne le perdez pas de vue tout au long du projet et surtout lorsqu’il s’agira de faire des évaluations de mi-parcours et d’évaluer le projet une fois qu’il sera réalisé.

14-Tenir une réunion de lancement (atelier de lancement) avec les principales parties concernées, le bailleur, les gestionnaires de projet et l’équipe de projet. Profitez de l’occasion de cet atelier pour vous aider à mieux définir votre PID. Identifier les risques et définissez le plan de projet. Si possible tenez une réunion au début de chaque nouvelle étape.

15-Procéder à une évaluation du projet à l’étape de définition – ceci permet d’assurer qu’il y a une adéquation entre le concept ou le modèle d’affaire et la définition du projet. Impliquez votre demandeur ou votre bailleur ou les directeurs dans le processus d’évaluation.

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Par Hermann. H. CAKPO

L'impulsion des PME

NB- Adapté de "Deliver That Project, a Step- by- Step Training Guide" de Ron Rosenhead (Project Agency)

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