Comment créer une base de donnée Access ? suite
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Source : microsoft.com
Choix du style de base de données
L'Assistant Création d'applications vous permet de sélectionner un style d'affichage pour les écrans et un style d'état. Le cas échéant, lorsque vous sélectionnez un style à droite, l'Assistant affiche une image à gauche pour illustrer l'aspect du style.
Si vous sélectionnez successivement chacun des styles, vous pouvez voir leur aspect et choisir celui qui vous convient le mieux.
Vous pouvez également spécifier un titre pour votre base de données ; celui-ci s'affichera à l'écran et sur vos états. Vous pouvez enfin choisir une image à inclure en haut de tous vos états. Il peut, par exemple, s'agir de votre logo.
La dernière page de l'Assistant vous permet de choisir d'ouvrir une rubrique d'aide de Microsoft® Access 97 sur l'emploi des bases de données. Cette rubrique présente une vue d'ensemble des bases de données et des informations sur le fonctionnement des tables, formulaires, états et autres objets de base de données. Vous pouvez également choisir d'ouvrir immédiatement la base de données.
Exploration de votre base de données
À présent que vous avez fini d'exécuter l'Assistant Création d'applications et avez ouvert votre nouvelle base de données, vous vous trouvez face à un écran appelé Menu Général principal.
Composition du menu général
Le Menu Général principal est le menu principal de la base de données ; il s'ouvre automatiquement lorsque vous ouvrez la base de données. Le Menu Général principal vous permet d'accéder à toutes les parties de la base de données à partir d'un seul emplacement ; il s'agit de l'interface de la base de données plus que de celle de Microsoft® Access 97. Prenez une minute pour sélectionner les options du menu général l'une après l'autre de manière à voir où elles vous mènent dans la base de données Collection de livres.
Examen des formulaires
Commençons par la première option du menu principal Ajouter ou afficher des Livres. Étant donné que vous avez choisi d'inclure des exemples de données dans votre base de données, ces exemples s'affichent à présent dans le formulaire de l'écran Livres. Ce formulaire permet d'organiser, consulter et entrer des données. Microsoft Access stocke ensuite ces données dans les tables appropriées.
Dans notre cas, le formulaire Livres affiche des champs provenant de trois tables. Les informations propres à chaque livre figurent dans une table Livres ; le sujet propre à chaque livre figure dans une table Sujets ; et le nom de l'auteur figure dans une table Auteurs.
Ce formulaire vous permet d'afficher et d'entrer des informations des trois tables en même temps ; il contribue ainsi à préserver l'exactitude et la cohérence de vos données. Notez que, dans le formulaire Livres, les zones de saisie Sujet et Auteur sont des listes déroulantes contenant des valeurs prédéfinies. Ces listes contiennent des valeurs des tables Sujets et Auteurs, où chaque sujet et chaque auteur ne sont stockés qu'une seule fois. Cela garantit que, chaque fois que vous entrez un nom d'auteur, ce soit exactement le même.
Si vous voulez entrer un sujet ou un auteur ne figurant pas dans la liste accessible dans le formulaire Livres, vous devez ajouter les nouvelles données aux tables Sujets ou Auteurs. Vous pouvez le faire de deux manières :
- Double-cliquez sur le champ Sujet ou Auteur du formulaire Livres.
- Revenez au menu principal et cliquez sur Ajouter ou afficher d'autres informations. Cela affiche le Menu Général formulaires. Vous avez le choix entre Ajouter ou afficher des Auteurs ou Ajouter ou afficher des Sujets.
Selon le cas, le formulaire Sujets ou Auteurs s'affiche pour vous permettre d'ajouter des valeurs dans la table Sujets ou Auteurs. Ces nouveaux sujets ou auteurs figureront ensuite dans les listes déroulantes du formulaire Livres.
Examen des états
Toutes les bases de données crées par l'Assistant Création d'applications contiennent des états qui organisent, formatent et impriment vos données. Si les formulaires permettent d'entrer et d'afficher des informations, les états permettent d'imprimer des informations organisées de façon rationnelle.
La base de données Collection de livres contient trois états : Titres par auteur, Titres par sujet et Citations par auteur. Comme les noms l'indiquent, ces états contiennent des informations groupées. Par exemple, l'état Titres par auteur reprend chaque auteur de la table Auteurs et les livres qu'il a écrits.
Pour afficher les états, cliquez dans le Menu Général principal sur Aperçu des états, et dans le Mmenu Général états choisissez l'état que vous voulez voir. Notez que l'état est formaté en fonction du style que vous avez choisi pour les états dans l'Assistant. Après avoir consulté un état, vous pouvez également l'imprimer.
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Hermann CAKPO
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