Tous les Trucs & Astuces / Trucs & Astuces MS ACCESS/
Comment créer une base de donnée Access ?
Source : microsoft.com
L'Assistant Création d'applications de Microsoft® Access permet de créer une base de données complète en quelques minutes. L'Assistant Création d'applications crée automatiquement tout ce dont votre base de données a besoin de manière à ce que vous puissiez entrer et afficher des informations et imprimer des états. Vous pouvez utiliser la base de données telle quelle lorsque l'Assistant la crée ; vous pouvez également la modifier de manière à y inclure des fonctions que l'Assistant n'inclut pas automatiquement.
Dans le cadre de cet article, vous allez utiliser l'Assistant Création d'applications pour débuter avec Microsoft Access, explorer et utiliser la base de données, remplacer les exemples de données par vos propres données et modifier la base de données. À titre d'exemple, vous allez utiliser l'Assistant Création d'applications pour développer une base de données bibliographique. Sachez toutefois que les informations s'appliquent à toutes les bases de données de l'Assistant.
Une bonne base de données commence par une bonne planification
Une base de données conserve la trace d'informations connexes spécifiques. Le mieux est de commencer par dresser une liste des différentes informations devant figurer dans la base de données ; cela vous aidera à opter pour la base de données appropriée et à prendre les bonnes décisions de conception dans l'Assistant. Supposons que vous vouliez conserver la trace de tous vos livres. Dans ce cas, votre liste pourrait inclure le nom du livre, le nom de l'auteur, le sujet, la date de publication, etc.
Démarrage de l'assistant
Une fois que vous avez choisi les informations que vous voulez stocker et suivre dans votre base de données, vous êtes prêt à démarrer l'Assistant Création d'applications. Vous pouvez le faire de deux façons :
- Ouvrez Microsoft Access 97. Cliquez dans la section supérieure de la première boîte de dialogue sur Assistant Création d'applications puis cliquez sur OK.
- Si Microsoft Access est déjà ouvert, cliquez dans la barre d'outils sur Nouvelle base de données, puis cliquez sur l'onglet Bases de données. Cet onglet affiche toutes les bases de données que l'Assistant Création d'applications peut créer pour vous.
Nous allons créer une base de données bibliographique. Pour commencer, cliquez sur l'icône Collection de livres, puis sur Créer. L'Assistant Création d'applications démarre ; dans quelques minutes, vous aurez fini de créer votre base de données.
Utilisation de l'Assistant pour obtenir la base de données souhaitéee
Lorsque vous utilisez l'Assistant, il montre exactement les informations que contiendra votre base de données. La seconde page contient une liste de tous les champs de chaque table de la base de données que vous avez choisi de créer.
Lorsque vous sélectionnez une table dans la zone Tables de la base de données à gauche, les champs de cette table apparaissent dans la zone Champs de la table à droite. Par exemple, lorsque vous sélectionnez Informations sur les livres, vous voyez s'afficher la liste de tous les champs pouvant être inclus dans la table Informations sur les livres, tels que Réf livre, Titre, Réf sujet, etc. Vous ne pouvez pas modifier les tables incluses dans la base de données ; vous ne pouvez modifier que les champs figurant dans ces tables.
La zone Champs de la table contient certains champs facultatifs pour chaque table ; c'est dans cette zone que vous pouvez déterminer les données que votre base de données contiendra. Les noms de champs en caractères ordinaires situés à côté de cases à cocher activées sont des champs obligatoires que l'Assistant doit impérativement inclure pour que la base de données fonctionne correctement. Les noms de champs en caractères italiques sont des champs facultatifs que vous pouvez choisir d'inclure ou non dans la base de données. Il suffit de cliquer sur la case à cocher à côté d'un nom de champ facultatif pour l'inclure. Si vous laissez la case à cocher à côté d'un nom de champ facultatif désactivée, l'Assistant ne l'inclura pas.
Nous vous conseillons d'examiner toutes les tables et tous les champs de cette page de l'Assistant de manière à voir ce qu'il va créer et à pouvoir vérifier si vous avez choisi une base de données adaptée à vos besoins.
Faut-il inclure des exemples de données ?
Dans la seconde page de l'Assistant, vous pouvez voir une case à cocher Oui, ajouter des données exemple. Nous vous conseillons d'activer cette case à cocher. Nous avons tout fait pour que les bases de données de l'Assistant soient tout à fait explicites ; il se peut cependant que vous ne soyez pas toujours certain de la nature des informations à entrer dans les différents champs. Il se peut également que vous éprouviez des difficultés à comprendre la relation existant entre les informations d'une table et celles des autres. Si vous ajoutez des exemples de données, vous pourrez apprendre à utiliser la base de données beaucoup plus rapidement qu'avec une base de données vide. En outre, il vous sera facile de supprimer ces exemples lorsque vous aurez compris le fonctionnement de la base de données.