Comment planifier une nouvelle base de données de façon optimale ? Vous pouvez vous utiliser Microsoft Access, en tant qu'utilisateur. Ce qui veut dire que la phase de conception ne fera pas partie de votre cahier de charge. Vous avez la possibilité d'utiliser également des assistants qui vous facilitent la tâche. Dans ces deux cas ce chapitre ne vous intéresserait donc pas. Toutefois nous vous proposons de maîtriser la phase de conception qui vous aidera à concevoir vous-mêmes des bases de données optimales. Nous supposons donc que vous choisir de concevoir votre base de données vous-mêmes. La conception d'une base de données est assimilable à un nouveau projet au sein d'une entreprise. Par exemple, vous décidez de concevoir une base de données Access pour gérer les commandes, les factures au sein de votre entreprise. Vous passerez alors d'un système de gestion traditionnelle à un système de gestion informatisée. Les informations de l'ancien système vous serviront de base. Dans la conception d'une base de données vous aurez tout un processus à suivre.
1-Réaliser un dictionnaire de données.
Il s'agira pour vous de recueillir le maximum d'informations possibles dont vous aurez besoin dans la mise en place de votre base de données. Quelles informations aurez-vous à manipuler ? Qu'aurez-vous comme rubriques ? Commencez par réfléchir sur les champs que vous aurez. Vous mènerez des interviews auprès des utilisateurs de l'ancien système ainsi que les utilisateurs du système que vous allez concevoir. 2-Analyse des données recensées. Les informations que vous avez recueillir seront organisées par la suite pour la conception de votre base de données. Il faudra donc les analyser. Comment allez-vous procéder pour éviter par exemple les polysèmes ? Les données calculées par exemple devront être éclatées, l'objectif d'une base étant d'éviter en quelque sorte le redondances. Par exemple les âges révolus des clients seront remplacés par leur date de naissance. Le montant Hors Taxe sera pas inclus, les quantités et le prix unitaire suffisent. Access se chargera de calculer ce montant par la suite suivant vos requêtes. Vous songerez également aux règles de calcul des moyennes par exemple. Pour chaque donnée vous en préciserez le type (numérique, alphanumérique, texte, memo, date/heure, oui/non…). Par ailleurs vous ferez l'effort de cadrer autant que possible votre système tout en évitant cependant d'omettre des informations indispensables. 3-Organiser les données. Il s'agit pour vous d'organiser les données recensées et analysées en modèle conceptuel de données. Ainsi que nous en parlions dans la première leçon, les données seront organisées suivant des objets. Il s'agit donc d'entités. Ces entités devront avoir une vie propre ; par exemple commande, produit, client qui constituent des entités ayant une vie propre. Vous tiendrez compte ici des tables dont vous aurez besoin, répartissant donc les rubriques ou les champ analysés suivant vos tables possibles. Dans le prochain cours verront comment passer d'un modèle conceptuel à un modèle logique de base de données. Si vous avez des questions concernant cette quatrième leçon, envoyez un message à cours@gestiondelentreprise.com. Cette leçon est adaptée de Office 2000 Pour Windows Pour les Nuls
Hermann CAKPO |
